Ping-Pong-Mails kosten Zeit und Kraft – Wie man sie verhindert

Ping-Pong-Mails nennt Sascha Lobo diejenigen Mails, die immer wieder hin und her, hin und her, hin und her gehen. Und dabei immer wieder Arbeit machen und beantwortet werden wollen. Mit „hermetischen Mails“, die dem Gegenüber keinen Grund mehr geben, zu antworten, soll dieses Ping-Pong ein Ende haben.

Gregor Gross von imgriff.com beschreibt, wie Lobo aus normalen Mails hermetische macht. Hier eine Auswahl:

• Sage umständlich ab: Gerade Absagen erzeugen viel Nachfragen, also sei umständlich und wenig präzise – aber jammere nicht. «Aus familiären Gründen» und «Aus persönlichen Gründen» erzeugen wenig Antworten, so Lobo.
• Offizielle Erscheinung: Informell gesandte Mails werden eher beantwortet als formelle, also füge Mailfooter, ordentlichen Betreff, Anrede und KEINE Rechtschreibfehler ein.
• Indirekt ansprechen: Statt «Im Anhang finden Sie eine Präsentation» solltest Du besser schreiben «Angehängt ist eine Präsentation». Indirekte Ansprache erzeugt weniger Antworten.
• Keine neuen Höflichkeitsfloskeln: Mit freundlichen Grüßen erzeugt noch den wenigstens Druck, eine Antwort zu geben. Sonnige Grüße aus … oder Richten Sie Grüße an Ihre Familie aus sind schon viel eher geeignet, Antworten zu erzeugen – also vermeiden! Am besten wirkt MfG, weil das darauf hindeutet, dass es in Eile geschrieben wurde.

Weitere Tipps für hermetische Mails könnt ihr im zitierten Artikel nachlesen.

Emails gehören zu den größten Zeitfressern. Ich kann mich an so manches Hin und Her erinnern, bei dem es um nichts weiter ging als einen harmlosen Linktausch.

Kennt ihr das?

Photo: Mike Renlund